Трудозатраты

Назначение

Тема «Трудозатраты» описывает, как в Dinext фиксировать рабочее время по проектам и задачам, согласовывать списания, учитывать отсутствия и получать отчетность по использованию рабочего времени.

Этот раздел нужен для того, чтобы сотрудники, тимлиды и руководители проектов работали с трудозатратами по единым правилам: понимали, куда можно списывать часы, как проходит согласование и какие показатели система рассчитывает автоматически.

Цели и задачи

• Фиксировать фактически затраченное время по проектам, задачам и ролям.
• Контролировать полноту заполнения таймшита до отправки на согласование.
• Согласовывать списания по рабочему процессу без ручной переписки.
• Учитывать отсутствия и корректно пересчитывать доступный фонд рабочего времени.
• Контролировать утилизацию и сопоставлять факт с плановыми трудозатратами.
• Получать личную и управленческую отчетность по списаниям и отсутствиям.

Для кого

• Сотрудники, которые ежедневно или еженедельно списывают часы в таймшит.
• Тимлиды, которые согласуют таймшиты своей функциональной группы и контролируют загрузку команды.
• Руководители проектов, которые согласуют проектные списания и следят за лимитами по задачам.
• Администраторы и координаторы, которые настраивают шаблоны таймшитов, проектные команды и правила согласования.

Основные понятия

• Таймшит - пользовательский табель рабочего времени за отчетный период. Имя формируется по шаблону: «Имя-Фамилия автора | Дата начала | Дата окончания».
• Позиция таймшита - отдельная строка списания внутри таймшита по конкретному проекту, задаче или запросу, роли и набору дат.
• Списание часов - фиксация фактически отработанного времени на проектную активность.
• Фонд рабочих часов - количество часов, которое сотрудник должен отработать в периоде с учетом расписания и согласованных отсутствий.
• Утилизация - доля часов, списанных на проекты, для которых учитывается утилизация.
• Плановые трудозатраты - запланированный объем часов по задаче и роли, с которым система может сравнивать фактические списания.
• Заявка на отсутствие - документ для регистрации отпуска, больничного, отгула и других отсутствий. Согласованная заявка учитывается в таймшите автоматически.
• Согласование позиций таймшита - рабочий процесс, в котором отдельные позиции переходят между статусами «Редактирование», «На согласовании», «Согласовано», «Отклонено».

Основные сущности / объекты

• Карточка таймшита - форма с периодом, позициями списания и информационным блоком: часы по расписанию, фонд рабочих часов, сумма списанных часов, процент утилизации, выполнение коэффициента утилизации.
• Позиция таймшита - строка по проекту, задаче или запросу, роли и датам с объемом часов и статусом согласования.
• Заявка на отсутствие - документ с типом отсутствия, периодом, часами и отдельным маршрутом согласования (тимлиды и руководители проектов).
• Проект - верхний объект списаний. Для доступности проект должен быть открыт, активен и содержать корректно настроенную команду. Подробные условия — в памятке «Условия настроек Проектов и их Задач для списания в ТШ пользователей».
• Задача или запрос - объект, на который сотрудник списывает время. Доступность зависит от назначения, доступа, статуса, флага «Включить для списания в Таймшитах» и дат.
• Команда проекта - таблица участников с ролями, периодом участия и признаком согласования таймшитов.

Основные сценарии / процессы

Заполнение таймшита

1. Пользователь открывает рабочее пространство Мои Таймшиты и переходит в нужный таймшит.
2. При необходимости пользователь копирует позиции из предыдущего таймшита. Система переносит только те позиции, которые остаются допустимыми для текущего периода.

Пример рабочего пространства Мои Таймшиты:

3. Пользователь добавляет новую позицию через +, выбирает проект и задачу или запрос.
4. Роль подставляется автоматически. Если на проекте пользователю доступно несколько ролей, он выбирает нужную роль вручную.
5. В позиции заполняются даты, часы и комментарий.
6. Пользователь сохраняет документ. Без сохранения добавленные или измененные строки не фиксируются.

Пример выбора проекта и задачи при добавлении строки таймшита:

Отправка таймшита на согласование

1. После заполнения пользователь отправляет таймшит на согласование.
2. Система проверяет обязательные условия перед отправкой:
   • в строках указан проект;
   • по дням заполнены часы;
   • для списания указан комментарий;
   • по позиции определены согласующие.
3. Если проверка не пройдена, система блокирует отправку и показывает причину ошибки.
4. После успешной отправки позиции переходят в статус На согласовании, а пользователь видит, на каком этапе находится согласование.
5. Если позиция отклонена, сотрудник возвращает ее в редактирование, исправляет данные и отправляет на согласование повторно.

Пример отправки таймшита на согласование:

Согласование позиций таймшита

1. Согласующий открывает блок ТШ у меня на согласовании.
2. В списке можно отбирать позиции по пользователю, группе, проекту, статусу и периоду.
3. Для каждой позиции доступны действия Согласовано и Не согласовано.
4. При отклонении согласующий может указать причину, чтобы автор понял, что требуется исправить.
5. Для ускорения работы доступны массовые действия:
   • согласование или отклонение нескольких позиций из списка;
   • переход в родительский таймшит и массовая обработка позиций документа.
6. Когда все позиции таймшита согласованы, родительский таймшит получает статус Согласован.
7. Если одна из позиций отклонена, родительский таймшит получает статус Отклонено.
8. Если позиции возвращены в редактирование, родительский таймшит переводится в статус На доработке.

Пример списка позиций ТШ у меня на согласовании:

Регистрация отсутствия

1. Пользователь в разделе Мои Таймшиты создает Заявку на отсутствие.
2. Указываются сотрудник, тип отсутствия, даты начала и окончания, а при необходимости часы для первого и последнего дня.
3. Система рассчитывает итоговые часы отсутствия по рабочим дням и расписанию пользователя.
4. Пользователь сохраняет заявку и отправляет ее на согласование.
5. После полного согласования заявка учитывается в таймшите автоматически.

Пример заполнения заявки на отсутствие:

Просмотр план-факт и лимитов

1. По позиции таймшита можно открыть План-факт.
2. Система показывает, есть ли плановые трудозатраты по задаче и роли, сколько часов уже списано и есть ли превышение лимита.
3. Если по задаче план обязателен, но не найден, система трактует это как блокирующую проблему.
4. Если лимиты проекта превышены, согласующие и участники проекта могут получить предупреждение или уведомление в зависимости от настроек.

Пример просмотра данных План-факт по задаче:

Правила и ограничения

• Для списания времени проект должен быть в статусе «Открыт» и иметь признак «Активен» = «Да».
• Пользователь должен быть связан с проектом через команду проекта. В записи команды важны роль и период действия участия (даты «Действует с» и «Действует по»).
• Для согласующего в команде проекта должен быть включен признак «Разрешить согласование».
• Пользователь видит для списания только те задачи и запросы, к которым у него есть доступ (назначение на задачу или доступ через «Поделиться»).
• Для задач обязательны условия:
  • задача относится к доступному проекту;
  • статус задачи — не «Отменён» и не «Шаблон»;
  • в карточке задачи включен чекбокс «Включить для списания в Таймшитах»;
  • ожидаемые даты начала и завершения задачи попадают в период таймшита.
• Завершенная задача может оставаться доступной для списания, если дата завершения попадает в релевантный период списания.
• При отправке таймшита на согласование нельзя оставлять строки без проекта, часов или комментария.
• После отправки на согласование таймшит нельзя просто продолжить редактировать. Для правок сначала нужно вернуть документ действием Остановить Воркфлоу или перевести позиции в редактирование доступным переходом.
• Часы по расписанию и фонд рабочего времени рассчитываются автоматически на основе шаблона таймшита, праздничного календаря и возможных переопределений рабочих часов по датам.
• Согласованные отсутствия уменьшают доступный фонд рабочего времени. При этом тип отсутствия Отгул не уменьшает утилизационный фонд.
• Если в проекте включен контроль плановых трудозатрат и лимитов, система сравнивает факт с планом по задаче и роли. При необходимости она может использовать родительскую задачу, если именно там хранится план.
• Полностью согласованный таймшит может использоваться как основание для дальнейших финансовых проводок, если этот контур включен в вашей конфигурации.

Результаты / отчетность

• Согласованный таймшит - подтвержденный факт трудозатрат за период.
• Показатели по таймшиту - часы по расписанию, фонд рабочих часов, сумма отработанных часов, сумма утилизационных часов, процент утилизации, выполнение коэффициента утилизации.
• Мои списания по ТШ - личный отчет сотрудника по собственным списаниям за выбранный период.
• Отчет по ТШ - отчет для тимлидов и руководителей проектов по всем сотрудникам, проектам, ролям, задачам и датам.
• Отчет по утилизации - отчет для контроля загрузки и выполнения плановой утилизации.
• Календарь отсутствий - представление согласованных заявок на отсутствие в календарной форме.
• История согласования - прозрачный журнал по каждой позиции таймшита: кто, когда и какое действие выполнил.

Пример общей отчетности по таймшитам для тимлидов и руководителей проектов:

Типовые вопросы и ошибки (FAQ)

Почему задача не видна в таймшите?

Проверьте по порядку:

1. Проект открыт и активен.
2. Пользователь включен в команду проекта.
3. Период участия в проекте пересекается с периодом таймшита.
4. У пользователя есть доступ к задаче или запросу.
5. У задачи включен флаг для списания в таймшитах.
6. Задача не находится в статусе «Отменен» или «Шаблон».
7. Даты задачи попадают в нужный период.

Если хотя бы одно из этих условий не выполнено, задача может не попасть в список доступных для списания.

Почему система не дает отправить таймшит на согласование?

Чаще всего причина одна из следующих:

• не заполнены часы;
• не указан комментарий;
• в одной из строк не выбран проект;
• для позиции не найден согласующий;
• по строкам есть ошибки данных после редактирования.

Сначала исправьте блокирующее сообщение, затем повторите отправку.

Почему роль не подставилась автоматически?

Роль подставляется на основе участия пользователя в проекте. Если пользователю доступно несколько ролей в одном проекте, система может потребовать выбрать нужную роль вручную.

Можно ли списываться на завершенную задачу?

Да, в ряде случаев можно. Если завершенная задача все еще попадает в релевантный период списания, система может оставить ее доступной в таймшите.

Почему фонд рабочих часов меньше часов по расписанию?

Потому что фонд учитывает согласованные отсутствия и рабочий календарь. Если часть периода покрыта отпуском, больничным или другим согласованным отсутствием, доступные рабочие часы уменьшаются автоматически.

Что делать, если таймшит отклонен?

Откройте отклоненные позиции, изучите комментарий согласующего, переведите документ в редактирование, внесите исправления и отправьте таймшит на согласование повторно.

Где посмотреть, кто уже списывался на задачу?

В позиции таймшита откройте План-факт. Система показывает накопленный факт и список пользователей, уже списывавшихся по этой задаче в соответствующем контуре.

Нужно ли отдельно заносить отсутствие в таймшит?

Нет, если отсутствие оформлено отдельной заявкой и прошло согласование. В этом случае оно учитывается автоматически при расчете фонда рабочих часов таймшита.

Памятка РП: условия для списания в таймшите

Если сотрудник не видит задачу в таймшите, проверьте настройки проекта и задачи. Пошаговая памятка с иллюстрациями (проект «Активен», команда, назначение, статус, чекбокс ТШ, даты) приведена в разделе Проекты.

Связанные темы

• Проекты - правила активности проекта, команда проекта и проектные роли.
• Задачи - жизненный цикл задач, даты, статусы и доступность для списания.
• Ресурсы - загрузка сотрудников, роли, утилизация и плановые трудозатраты.
• Финансы - использование согласованных трудозатрат в финансовом контуре и план-факт анализе.