Совещания и поручения
Совещания и поручения
Назначение
Раздел описывает организацию встреч, фиксацию договоренностей и контроль исполнения поручений в Dinext. Позволяет вести совещания (Meeting Notes), решения (Decisions) и поручения (Assignments) в Dinext, а также использовать системные ToDo и Event .
Цели и задачи
- Фиксировать протоколы совещаний и ключевые решения (Meeting Notes, Decisions).
- Назначать поручения по результатам совещаний .
- Контролировать сроки и исполнение поручений.
- Планировать встречи и события (Event) в календаре.
- Связывать поручения с задачами и системными ToDo при интеграции .
Для кого
- Руководители проектов и совещаний.
- Секретари и координаторы, ведущие протоколы.
- Исполнители поручений.
- Все пользователи, планирующие встречи (Event).
Основные понятия
- Meeting Notes — запись о совещании: участники, дата, повестка, результаты .
- Decisions — решение, принятое на совещании или в рамках процесса .
- Assignments — поручение с исполнителем и сроком ; может быть связано с совещанием или задачей.
- ToDo — системная задача/напоминание ; может синхронизироваться с поручениями.
- Event — событие в календаре (встреча, звонок) .
- Отраслевой контекст: pmforesight.ru/opportunities/kommunikacii-i-dokumentirovanie.
Основные сущности / объекты
- Meeting Notes — совещание .
- Decisions — решение .
- Assignments — поручение .
- ToDo — поручение/напоминание .
- Event — событие/встреча .
- Синхронизация поручений с ToDo: Dinext (server_script и др.).
Основные сценарии / процессы
Проведение совещания
- Создать Event для встречи: дата, время, участники, описание.
- По итогам создать Meeting Notes: тема, участники, дата, краткий протокол или ссылка на материалы.
- Зафиксировать решения: создать записи Decisions, связанные с Meeting Notes или темой.
- Назначить поручения: создать Assignments с исполнителем и сроком; при необходимости связать с решением или задачей.
Контроль поручений
- Просматривать список поручений (Assignments) по проекту или по себе; фильтровать по сроку и статусу.
- Отмечать выполнение в Assignments; при синхронизации с ToDo — закрывать ToDo.
- Напоминания о просроченных поручениях — через уведомления при их настройке.
Календарь встреч
- Открыть календарь (Calendar); просматривать события (Event) и при необходимости задачи с датами.
- Создавать новые встречи (Event), приглашать участников при поддержке интеграции с почтой/календарем.
- Связывать встречи с проектом через поле проекта в Event при наличии.
Правила и ограничения
- Meeting Notes, Decisions, Assignments зависят от приложения Dinext; состав полей уточняется в приложении.
- Синхронизация Assignments с ToDo выполняется через Dinext при его установке; правила синхронизации задаются в server_script.
- Доступ к совещаниям и поручениям регулируется правами на тип документа и при необходимости на проект.
Результаты / отчетность
- Список совещаний (Meeting Notes) с фильтрами по дате и проекту.
- Список решений (Decisions) и поручений (Assignments) с фильтрами по исполнителю и сроку.
- Календарь событий (Event) и напоминания (ToDo).
- Отчеты по исполнению поручений при наличии в системе.
Типовые вопросы и ошибки (FAQ)
Чем Assignments отличается от ToDo?
Assignments — проектный документ поручения с привязкой к проекту/совещанию и расширенными полями. ToDo — универсальное напоминание/задача в платформе. При использовании Dinext поручения могут дублироваться в ToDo для единого списка дел.
Где создается протокол совещания?
В документе Meeting Notes : заполнить тему, дату, участников и текст протокола или прикрепить файл протокола. Решения и поручения создаются отдельно (Decisions, Assignments) и при необходимости связываются с Meeting Notes.
Как напомнить исполнителю о поручении?
Настроить уведомление (Notification) на документ Assignments при создании или при приближении срока; либо использовать напоминания ToDo при синхронизации с Assignments.