Диск и документы

Назначение

Раздел описывает хранение, организацию, совместное использование и управление документами проекта в Dinext. Позволяет использовать вложения платформы (File), предпросмотр файлов и при необходимости внешние решения .

Цели и задачи

• Хранить файлы и документы, привязанные к объектам системы (документы, задачи, проекты).
• Организовывать структуру папок и доступ при использовании диска или файлового хранилища.
• Совместно использовать документы с командой и контрагентами (шаринг, ссылки).
• Просматривать файлы без скачивания (предпросмотр) при установленном Dinext.
• Интегрировать с корпоративным диском (Drive, Nextcloud) при развертывании.

Для кого

• Все пользователи, прикрепляющие и открывающие вложения.
• Руководители проектов и координаторы, организующие общие папки.
• Администраторы, настраивающие хранилище и политики доступа.
• Заказчики и партнеры при совместном доступе к документам.

Основные понятия

• File — объект платформы Dinext для хранения файла; привязка к документу (attached_to_doctype, attached_to_name) или к папке.
• Вложение (Attachment) — файл, прикрепленный к карточке документа; хранится как File.
• Предпросмотр — открытие файла в браузере без скачивания .
• Dinext Drive / Nextcloud — внешние решения для файлового хранилища и синхронизации (по ссылкам в каталоге).

Основные сущности / объекты

• File — хранение файлов и папок .
• Dinext — приложение предпросмотра вложений (README приложения).
• См. также «Файловое хранилище» в сервисах платформы.

Основные сценарии / процессы

Прикрепление и просмотр файлов

1. В карточке документа (проект, задача, обращение и т.д.) нажать «Прикрепить» или перетащить файл.
2. Файл сохраняется как File и связывается с документом.
3. Открыть вложение кликом; при установленном Dinext поддерживаемые форматы открываются в браузере без скачивания.
4. При необходимости организовать файлы в папки (если в системе доступна иерархия папок для документа или общая папка проекта).

Совместное использование

1. Предоставить доступ к документу через Share (Share с пользователем/ролью) — вложения документа становятся доступны в рамках прав на документ.
2. При использовании ссылок на файл — сгенерировать ссылку с учетом политики доступа (если функция доступна).
3. При интеграции с Drive/Nextcloud — использовать общие папки и права доступа средствами выбранного решения.

Организация документов проекта

1. Создать папку или тег для проекта (если поддерживается) и прикреплять ключевые документы к проекту или к папке проекта.
2. Использовать единые имена и соглашения об именовании для быстрого поиска.
3. Периодически архивировать или переносить устаревшие файлы по политике хранения.

Правила и ограничения

• Размер и типы файлов ограничены настройками сервера и платформы (max file size, разрешенные расширения).
• Доступ к файлам определяется правами на документ, к которому прикреплен файл, и при необходимости User Permission.
• Интеграция с Drive/Nextcloud требует отдельной установки и настройки; состав функций см. в документации этих решений.

Результаты / отчетность

• Список вложений по документу или папке.
• Поиск файлов по имени и типу (в т.ч. через глобальный поиск при индексации).
• Аудит доступа к общим документам при ведении логов шаринга (если доступно).

Типовые вопросы и ошибки (FAQ)

Почему файл не открывается в браузере?

Проверьте: установлен ли Dinext и поддерживается ли тип файла (PDF, изображения, офисные форматы — список зависит от приложения). Для остальных типов доступно только скачивание.

Где хранятся файлы физически?

На сервере в папке сайта (sites/[site]/private/files или public/files в зависимости от типа); доступ через платформу по правам пользователя.

Как организовать общую папку по проекту?

Если в конфигурации есть папка «по проекту», прикреплять файлы к проекту или к связанной сущности «Папка проекта». Иначе — использовать соглашение об именовании (префикс кода проекта в имени файла) и теги/комментарии для группировки.

Связанные темы

• Файловое хранилище
• Проекты
• Совместная работа
• Совещания и поручения